办公宝典：妙用Word“邮件合并”功能

　　现在很多公司的工资都是背对背不公开的，但是把工资条打印出来一份一份地发太费事。不用急，用Word的“邮件合并”轻松搞定。

　　第一步：建立数据库

　　新建一个Excel电子表格，将每个职工的工资结构输入表格(注意不要省略表格中的标题行，以免邮件合并时找不到合并域名)，保存名为“x月工资.xls”后即可关闭以备后用。

　　第二步：建立成绩单表格

　　新建一个Word文档，画好表格填好项目，并保存为“x月工资.doc”。

　　第三步：邮件合并

　　1.在刚建立的“x月工资.doc”文档中，选择菜单栏的“工具/邮件合并”，则出现“邮件合并帮助器”对话框(如图1)。

　　2.在“邮件合并帮助器”对话框中点击“创建”下拉按钮，选择“分类(C)…”，再在出现的对话框中点击“活动窗口(A)”按钮。

　　3.在“邮件合并帮助器”对话框中点击“获取数据(G)”下拉按钮，选择“打开数据源(O)…”，在出现打开文件对话框中打开刚保存的Excel电子表格“X月工资.xls”，点击“确定”并在弹出的对话框中点击“编辑主文档(M)”，这时你会发现在工具栏中多了一栏邮件合并工具栏(如图2)。

　　4.把光标置于要插入相应项目的位置，点击“插入合并域”下拉菜单(下拉菜单中的相应选项与“x月工资.xls”表格中的标题行是一一对应的)，然后单击下拉菜单中的相应选项，直至操作完毕(如图3)。

　　5.最后点击“合并至新文档”按钮，你会收到意想不到的效果——每位员工的工资记录都成了一个新文档，试试吧！

　　以上方法同样可适用于老师给学生做成绩单、领导给下属反馈个人信息等等，这样既保密又方便。

中国电脑教育报

　　文/李静


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