提高录入速度！Excel填充强档之六脉神剑篇

　　在Excel表格的制作过程中，经常需要输入一些重复数据或按规律递增或递减的内容。“填充”是Excel的常用功能之一，用好它可以提高数据录入速度，人们应该很好地掌握它。

　　商阳剑：自定义序列

　　因为在表格中填入数据时，常有如连续的月份、星期几、第几季度，或“甲、乙、丙、丁……”等等，这些数据按一定的顺序排列得十分规则，故而Excel中已把它们定义成了一些序列，在我们“自动填充”时，这些序列就自动地填充到指定的单元格区域中。

　　如Excel中将一星期中的每一天的名字定义成了一个序列：Sun、Mon、Tue、Wed、Thu、Fri、Sat。当在起始单元格填有“Sun”时，则可利用自动填充功能在预填充区域的单元格中按顺序循环填入Sun、Mon、Tue、Wed、Thu、Fri、Sat、 Sun……

　　除“星期”序列之外Excel还定义了哪些序列呢？通过菜单“工具/选项…”打开“选项”对话框，选择“自定义序列”标签，你就会发现它们。

　　其实，你也可以根据自己的需要，建立自己的“自定义序列”，如“部门A、部门B、部门C、部门D……”。方法是：

　　1. 用“工具/选项”菜单命令，打开“选项”对话框；

　　2. 切换到“自定义序列”标签，在“自定义序列”列表框中单击“新序列”，再在“输入序列”列表框中输入新的序列，如“部门A、部门B、部门C、部门D……”。每输完序列中的一项，都要按一次Enter键。

　　3. 单击“添加”按钮，新序列就出现在“自定义序列”列表框中了。

　　4. 单击“确定”按钮，关闭“选项”对话框。

　　之后，只要在单元格输入序列中的某一项，如“部门A”，则“部门B、部门C、部门D……”等其它项目就可以用自动填充来输入了。

　　中冲剑： “序列”对话框的使用

　　在用菜单法进行自动填充时，打开过“序列”对话框。除用其中的“自动填充”选项达到前面提到的填充效果外，还可以应用其他选项来填充数字、日期的特殊序列。

　　1. 比如，想在一个“列”的区域中填入1、3、5、7……的等差序列。方法是：

　　(1)在起始单元格中输入数值1；

　　(2)选定包括起始单元格在内的欲填充序列的同一列单元格区域；

　　(3)用“编辑/填充/序列…”打开“序列”对话框；

　　(4)在“序列产生在”选项中选择“列”，在“类型”选项中选择“等差数列”，“步长”设定为2；

　　(5)单击“确定”，则在选定的区域就填好一个1、3、5、7……的等差序列。

　　2. 如果，想填充有关年份递增的日期序列，如1980-3-15、1982-3-15、1984-3-15、1986-3-15……，方法是：

　　(1)在起始单元格中输入日期1980-3-15；

　　(2)选定包括起始单元格在内的欲填充序列的同一列单元格区域；

　　(3)用“编辑/填充/序列…”打开“序列”对话框；

　　(4)在“序列产生在”选项中选择“列”，在“类型”选项中选择“日期”；

　　(5)这时“日期单位”选项可用了，选择“年”；

　　(6)“步长”设定为2；

　　(7)单击“确定”，则在选定的区域就填好了一个想要的日期序列。

　　用类似的方法，可填充年份递减的日期序列，还可填充月份、日期递增(减)的日期序列。

　　少冲剑：用鼠标右键拖拽“填充柄”进行填充

　　前面说过，用鼠标左键拖拽“填充柄”可以进行自动填充。其实用鼠标右键拖拽“填充柄”也可以进行填充，当然填充形式更多样。方法是，填好起始单元格数据，用鼠标指向填充柄，按下鼠标右键在同一行(或同一列中)进行向左、向右(或向上、向下)拖拽到预定单元格后，松开右键，这时会弹出一个快捷菜单。

　　点击相应菜单，可完成相关操作。如点击“复制单元格”，可在鼠标拖拽的范围内，用起始单元格数据复制填充。

　　关冲剑：其它几个菜单项

　　当鼠标指向菜单“编辑/填充”时，其子菜单中除有“序列…”外，还有“向下填充”、“向右填充”、“向上填充”和“向左填充”几个菜单项。它们的作用都是以复制的形式填充选定的单元格区域。

　　现举例来说明“向右填充”的作用，其它菜单项作用类似。以B2作为起始单元格，在其中输入一个日期2004-3-15，再从B2向右选定含有若干个单元格的区域，用菜单命令“编辑/填充/向右填充”，则所选区域单元格的数据皆为2004-3-15。

　　少泽剑：几个特别的填充操作

　　有几个特别的填充操作，不妨试试，看看有什么效果：

　　1. 在同列(行)两相邻单元格中，分别输入两数值型数据。同时选中它们，并以之为起始点，用鼠标左键拖拽填充柄向上或下(在行中为向右、向左)拖拽填充，这时也会有等差序列出现。此法对日期型、时间型、含数字的字符型和自定义序列中的数据均有产生等差序列的效果。

　　2. 在用鼠标左键拖拽填充柄进行填充时，同时按住键盘上的Ctrl键。你会发现不同类型的数据会有不同的填充效果，请注意区分。

　　少商剑：自动填充

　　自动填充是直接利用现有单元格数据对其附近的单元格或单元格区域进行数据的智能填充。可以用菜单方式和鼠标拖拽填充柄的方式进行。

　　1. 菜单方式

　　(1)在欲进行自动填充的起始单元格键入数据，并选中包括起始单元格在内的单元格区域(行或列)。

　　(2)用菜单：“编辑/填充/序列…”，弹出“序列”对话框。

　　(3)欲横向自动填充序列，在“序列产生在”栏选中“行”选项；否则选中“列”选项按钮。

　　(4)在“类型”选项中选择“自动填充”；

　　(5)单击“确定”按钮。

　　2. 用鼠标拖拽填充柄方式

　　鼠标拖拽填充柄方式是最简单方便的自动填充方式。填充柄是位于选定单元格或区域的右下角的小黑块。

　　(1)在起始单元格中键入数据并选中该单元格。

　　(2)将鼠标指针指向填充柄(选定区域右下角的黑色小方块)，指针变成黑十字形状。

　　(3)按下鼠标左键向欲填充的方向(列中为上下，行中为左右)拖拽，至满足需要的区域为止。

　　3. 自动填充小结：

　　(1)若起始数据为日期型，则填充的效果是日期按天数递增或递减，如2004-3-14、2004-3-15、2004-3-16……；

　　(2)若起始数据为时间型，则填充的效果是单元格的时间型数据按小时数递增或递减，如3:34、4:34、5:34……；

　　(3)若起始数据为已定义的“自定义序列”中的数据，则填充的效果是按自定义的特殊序列中的顺序循环填入(有关“自定义序列”后叙)；

　　(4)若起始数据为含有阿拉伯数字的字符型数据，则填充的效果是字符复制，而其中的数字递增或递减，如第1名、第2名、第3名……；如abc1、abc2、abc3……；再如2df9、2df10、2df11……(注：若含有几个被分开的数字，则最右边的数字发生递增或递减)；

　　(5)若起始数据为数值型、逻辑型或其它不含有数字的字符型数据，则填充的效果是复制起始单元格的数据。