提高工作效率妙招—创建Excel常用文档菜单

　　单位负责财务的小卜问我，怎样才能快速打开经常用到的一些Excel文档。虽然Excel的“文件”菜单可列出用户最近打开的4个文档(该数字可以更改)，但打开其他电子表格时，系统又会将这些常用的文档的历史记录自动删除掉，有没有办法将常用文档的历史记录“固定”下来，这样就方便调用了。

　　经过一番研究，我通过向菜单栏中添加一个“新菜单”很好地解决了这一问题(如图1)，感兴趣的朋友下面就跟我一起来看看是如何操作的吧。

图1

　　1.创建“我的工作簿”新菜单

　　打开Excel XP(在Excel2000下也行，本文以XP系统为例)，右击工具栏，从弹出的快捷菜单中选择“自定义”命令，弹出的“自定义”对话框。单击“命令”选项卡，在 “类别”命令中选择“新菜单”，再将“命令”中的“新菜单”拖放到菜单栏中(如图2)。

图2

　　提示：为了方便打开，可将新菜单拖放到“文件”菜单后。

　　右击菜单栏中的“新菜单”，从弹出的快捷菜单中选择“命名”，输入“我的工作簿”。

　　2.向“新菜单”中添加命令

　　在图2所示的“类别”命令中任选一项，如“文件”菜单，将右侧命令框中的“打开”命令拖放中“我的工作簿”新菜单中。

　　右击“我的工作簿”中的“打开”命令，将“命名”改为“往来账目”。通过“更改按钮图像”命令可为“往来账目”命令选择一个生动形象的图像(如果不更改的话，在本操作中，会用“打开”按钮的图像作为“往来账目”命令的按钮图像)。依次单击快捷菜单中“分配超链接”中的“打开”命令，弹出“分配超链接”对话框，通过该对话框可为“往来账目”命令指定某一链接的Excel文档(如图3)。

图3

　　重复上述步骤，我们还可以向“我的工作簿”新菜单中添加诸如“工资表”、“职工花名册”等命令。设置好之后，单击“关闭”按钮关闭“自定义”对话框。

　　通过上面的操作，你已经将常用的Excel文档以菜单命令的形式固定下来了。好了，现在我们来试试看，单击图一中所示的“我的工作簿”菜单中的“工资表”命令，有没有看到单位职工的工作表已经被你轻易地打开来了。