提高工作效率 用好Excel的“区域名称”功能

　　在使用Excel完成任务的过程中，工作表中可能有些区域的数据使用频率比较高，在这种情形下，我们可以为这些数据制作“区域名称”，由相应的“区域名称”来代替这些数据，这样可以让我们的操作更加便捷，大大提高工作效率。

　　　一、创建“区域名称”的方法

　　要使用“区域名称”，先要学会“区域名称”的建立方法，常用的方法有如下两种。

　　1、通过“名称框”直接建立

　　图1是新悦公司日常管理工作薄中的公司基本信息工作表，B3单元格存放了该公司的名称，我们为这个单元格建立一个“区域名称”，以后需要时方便使用。

　　先选中B3单元格，然后将光标插入点定位于“名称框”中，直接输入该区域的名称“公司名称”按下回车键即可。

　　二、“区域名称”的常见运用

　　上面我们介绍了为单元格区域创建“区域名称”的方法，下面来看看“区域名称”的常见运用。

　　1、快速选定相应数据区域

　　当一个工作薄中有好几个工作表，用常规方法去找自己需要的数据，通常要在几个工作表中反复切换，非常不方便。如果我们用上面的方法为相应的数据区域创建了“区域名称”，便可以通过“名称框”快速地找到并选中需要的数据区域。

　　假设在课程报名登记工作表中需要查看一下“课程名称”数据区域，则单击“名称框”右侧的下拉箭头，在弹出的列表中选择“课程名称”，可以看到Excel立即切换到课程基本信息表，并选中课程名称数据区域(图4)。

图4

　　2、快速插入常用数据

　　假设我们需要在该工作薄的某个工作表中插入公司名称，则先选中需要插入数据的单元格，再选择菜单“插入”-“名称”-“粘贴”命令，打开“粘贴名称”对话框，选中需要插入的数据所对应的区域名称，即“公司名称”，单击确定返回工作表后，单元格中显示公式“=公司名称”，回车后显示为公司名称数据。

图5

　　3、限定数据的输入有效性

　　在制作课程报名登记表时，假设其中有一个字段为“课程名称”，我们可以先选中要输入课程名称数据的单元格区域，例如图7中的B4到B58，再选择菜单“数据”-“有效性”命令，打开“数据有效性”对话框，单击“设置”选项卡中“允许”下拉箭头并选择“序列”，然后在“来源”文本框中输入“=课程名称”，单击确定即可(如图6)，这样设置的效果为图7。

图6

图7

　　当然，以上只是“区域名称”的几个简单的应用实例，如果读者朋友善于在实际工作中去运用和体会，还会发现它的其它妙用哦。

图1

　　用同样的方法可为“电话”、“传真”等单元格建立“区域名称”。

　　2、通过“定义名称”对话框建立

　　图2是新悦公司日常管理工作薄中的课程基本信息工作表，A4到A8区域存放着课程的名称数据，我们通过“定义名称”对话框为它建立一个“区域名称”，在后面的课程报名登记工作表中用来限制“课程名称”字段的有效性。

　　先选中A4到A8区域，选择菜单“插入”-“名称”-“定义”命令，打开“定义名称”对话框，在第一个文本框中输入该区域的名称“课程名称”，单击确定即可(图3)。

图2

图3